Fondée à Chambéry en 1883, spécialisée dans la production de sirops haut de gamme et d’alcools régionaux, la Maison Routin (CA : 54 M euros, 150 collaborateurs) est notamment connue pour ses sirops commercialisés sous les marques 1883, FRUISS et OASIS Sirops. Cette entreprise familiale plus que centenaire a été acquise fin 2019 par le fonds d’investissement Apax Partners. Elle fait aujourd’hui partie de ces PME françaises qui connaissent à la fois le succès sur leur marché domestique et à l’export. Avec des filiales en Chine, à Singapour, aux Etats-Unis et une présence indirecte dans plus de 80 pays, la Maison Routin réalise en effet 40 % de son chiffre d’affaires à l’international.
1 700 fiches d’immobilisations à gérer
Par ses activités de production et son implantation multisites, l’entreprise est amenée à gérer le cycle de vie d’une grande variété d’actifs immobilisés. Elle doit aussi recourir à plusieurs méthodes d’amortissement, explique Damienne Pivert, Responsable comptable de la société : “Aujourd’hui, nous gérons 1 700 fiches d’immobilisations et nous devons passer en comptabilité des amortissements linéaires et dégressifs classiques, mais aussi des amortissements dérogatoires et du suramortissement sur du matériel de production. Tout cela demande une grande rigueur“.
Jusqu’en 2020, la gestion des immobilisations reposait sur l’outil FA7 (Sage), en fin de vie. “Non seulement l’outil était voué à disparaître, mais il ne nous évitait pas une large part de traitements manuels sous Excel”, souligne Damienne Pivert. Deux bonnes raisons donc pour migrer vers une nouvelle solution. L’entreprise choisit Invoke Actim, un produit issu d’un environnement familier puisqu’elle utilisait déjà le logiciel liasse fiscale Invoke Exploreur.
Un suivi étroit des immobilisations
Le projet de migration est confié à DIMO Software, chargé de l’analyse de l’existant, de la reprise de données, du paramétrage, des interfaces comptables et de la personnalisation des états. “Si je dois résumer la qualité de leur accompagnement en deux mots, ce serait compétence et réactivité“, note Damienne Pivert. “Les réponses à nos demandes sont toujours claires et argumentées et le traitement des tickets d’incident très rapide”.
La nouvelle solution est entrée en production en août 2020. Depuis, le service peut suivre en permanence ses immobilisations et leur valeur comptable, par site, en toute simplicité. “Par de nombreux aspects, l’outil nous fait gagner un temps considérable. Un grand nombre de tâches, comme la création des écritures d’amortissements et de cessions, sont automatisées. Il y a juste un travail de vérification à faire. Et à terme, toutes les écritures d’immobilisation iront s’intégrer directement dans le système comptable Anael Finance”.
La fin d’Excel pour les actifs immobilisés
La solution a aussi quasiment signé la fin du recours à Excel. Seule la gestion des intragroupes reste pour l’heure manuelle car marginale. Cette disparition du tableur du quotidien comptable est un vrai soulagement pour l’équipe. Cela se vérifie particulièrement pour le suivi du CIR (Crédit Impôt Recherche) ou la gestion des actifs éligibles au suramortissement fiscal.
“Auparavant, explique Damienne Pivert, il fallait aller chercher dans les comptes ou groupes de comptes, quasiment ligne à ligne, les machines concernées, avant de les intégrer manuellement dans le résultat fiscal, avec le risque d’erreurs de ressaisie. Aujourd’hui, les états sont paramétrés de façon à identifier les immobilisations dès l’amont. Les montants sont connus à tout moment de l’année et les traitements deviennent très simples. Par exemple, dans le cas de la transmission du dossier CIR en fin d’exercice, nous n’aurons plus qu’à appuyer sur un bouton pour obtenir la liste des immobilisations concernées, avec leur montant et le montant de l’amortissement de l’année”.
Damienne Pivert, Responsable comptable, la Maison Routin
Une passerelle entre les immobilisations et la liasse fiscale
La solution va également permettre d’établir une passerelle entre Invoke Actim et Invoke Exploreur, pour générer rapidement les états préparatoires à la liasse fiscale. L’export d’un fichier contenant les données relatives aux mouvements des immobilisations et amortissements suffira pour alimenter les formulaires Cerfa.
Aujourd’hui, le projet se poursuit pour permettre à la Maison Routin de bénéficier d’un environnement de gestion de ses immobilisations, performant et bien plus simple d’utilisation, pleinement intégré à son système d’information et capable d’accompagner la croissance de l’entreprise.